Jouw baan als Office Assistent

Als Office Assistent ben je de spil van onze organisatie. Je houdt van schakelen tussen verschillende werkzaamheden en ad-hoc uitdagingen aanpakken. Jouw werkdag is gevuld met het verwerken van mutaties (aanpassen van gegevens). Je beheert diverse overzichten en planningen. Gasten worden door jou verwelkomd en van een lekker kopje koffie of thee voorzien. Onderhoud of reparatie aan de Quooker of koffiemachine? Jij zorgt dat alles weer optimaal werkt.

Je bent ook het eerste aanspreekpunt voor storingen, waarbij je de telefoon opneemt en de eerstelijns opvang verzorgt. Hoewel je de storingen niet zelf oplost, zorg je ervoor dat ze bij de juiste persoon terechtkomen. Daarnaast vraag je inkoopfacturen op bij onze leveranciers, verzorg je de inkoop van alle kantoorbenodigdheden en zorg je dat alles op kantoor soepel verloopt. Samen met het team beheer je de mailboxen, plan je agenda-items en maak je afspraken. Je bent ook verantwoordelijk voor het beheer van de service e-mailbox. Verder houd je je bezig met facturatie en het registreren van offertes in het ERP-systeem, waarbij je zorgt voor de juiste lay-out.

Nieuwe medewerkers geef je een warm welkom en je zorgt ervoor dat alles voor hen geregeld is. Waar er gaten vallen, spring jij bij om deze op te vullen. Door de diversiteit aan taken en werkzaamheden heb je een afwisselende en dynamische werkweek. In de breedste zin van het woord ondersteun je het bedrijf en je collega’s, zowel op administratief gebied als daarbuiten.

Als Office Assistent ben je onder andere verantwoordelijk voor:

• Beheren en administreren van contracten;
• Registreren van offertes in het ERP-systeem en zorgen voor de juiste lay-out;
• De eerstelijns opvang van storingen verzorgen;
• Het beheren van mailboxen en het maken van afspraken;
• Het verzorgen en onderhouden van hospitality en facility beheer.

Je toekomstige werkplek

Samen in het hechte team van vier collega’s bied je ondersteuning aan ongeveer 50 collega’s, verspreid over onze vestigingen in IJsselstein en Rotterdam. Je wordt onderdeel van een team dat bekend staat om zijn warme, collegiale en open sfeer. Dit blijkt uit onze gezamenlijke activiteiten, zoals het jaarlijkse Ardennenweekend, vrijdagmiddagborrels, BBQ’s en de kerstmarkt.

Ons moderne kantoor, ‘De Curve’ in IJsselstein, is een duurzame werkplek met geavanceerde faciliteiten zoals energiezuinige installaties, warmtepompen en veel daglicht. Deze werkomgeving draagt niet alleen bij aan een milieuvriendelijk kantoor, maar zorgt ook voor een gezonde en comfortabele werkplek waar jij je vaardigheden optimaal kunt ontwikkelen.

Dit neem jij mee

Je bent een nauwkeurige, vlotte medewerker met (voorkeur) ervaring in een vergelijkbare functie. Heb je deze ervaring nog niet? Geen probleem, we leren je graag alles wat je moet weten! Je bent iemand die niet graag stilzit, maar juist dingen onderneemt en van veel afwisseling houdt. Dit doe je 32-40 uur in de week.

Je pakt ad-hoc taken flexibel aan en bent leergierig. Ook ben je organisatorisch sterk en weet jij hoe je je werk moet organiseren en prioriteren. Met jouw gestructureerde aanpak kun je verschillende taken tegelijkertijd beheren zonder het overzicht te verliezen. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen zijn ook kenmerkend voor jou. Onverwachte verzoeken of veranderingen in de planning brengen je niet van je stuk; je past je gemakkelijk aan en blijft kalm met een positieve instelling.

Daarnaast ben je initiatiefrijk en ga je graag zelfstandig aan de slag. Je ziet werk liggen en pakt dit op zonder dat het je gevraagd wordt. Jouw proactieve houding maakt je een waardevolle aanwinst voor het team. Bij Technisch Beheer Nederland waarderen we goede ideeën en moedigen we je aan om deze te delen. Jouw inzet en creativiteit zijn hier van grote waarde.

Verder beschik je over:

• MBO werk- en denkniveau, een opleiding tot MBO Office Assistant niveau 3 is een pre;
• Goede organisatorische vaardigheden en oog voor detail;
• Affiniteit met ad hoc werkzaamheden en diversiteit in taken;
• Klantgerichte en zelfstandige werkhouding die goed structuur weet aan te brengen.

Wat krijg je nog meer?

Bij Technisch Beheer Nederland bieden we een dynamische rol in een informele werkomgeving. Je krijgt een persoonlijk ontwikkelingsplan waarin we samen kijken naar jouw doelen en wat daarvoor nodig is. Verder heerst er een gezellige en collegiale werksfeer, met leuke activiteiten. Daarnaast geniet je dagelijks van vers fruit en luxe kantoorvoorzieningen.

Laten we je verder over de streep trekken met:

• Een goed pakket aan arbeidsvoorwaarden, waaronder een passend salaris bij jouw kennis en ervaring;
• Uitgebreide mogelijkheden voor training en opleiding;
• Tijd voor ontspanning met 25 vakantiedagen en 13 ADV.

Jij als onderdeel van het team

Ben jij de Office Assistent die ons team komt versterken en ons kantoor draaiende houdt? Solliciteer dan direct!

Heb je nog vragen of zou je een dag willen meelopen om te kijken of wij bij jou passen? Neem dan contact op met onze recruiter Gioia via 06-83441271 of mail naar werkenbij@tbn.nl.